L’Agenzia delle entrate, con la circolare 5E/2018, ha ritenuto che non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente i rimborsi delle spese relative alle finalità di cui alle lett. f-bis) e f-ter) del comma 2 dell’art. 51 del TUIR, anche se non sostenute nel medesimo anno d’imposta.

Secondo l’Agenzia l’importo del rimborso rileverà nell’anno in cui il datore di lavoro restituisce al lavoratore le somme da quest’ultimo sostenute.

Diverso, invece, il caso in cui il premio di risultato viene convertito in benefit ai sensi dell’art. 1, c. 182 della Legge di Stabilità 2016. In questo caso il benefit rileverà nel periodo d’imposta in cui il dipendente ha optato per la conversione del premio di risultato.

Perché possa trovare piena applicazione l’esclusione dal reddito di lavoro dipendente dei rimborsi delle spese sostenute dal dipendente, è necessario che il datore di lavoro acquisisca e conservi la documentazione comprovante l’utilizzo delle somme da parte del dipendente coerentemente con le finalità per le quali sono state corrisposte.

Tale onere ricade sul datore di lavoro sia nel caso in cui eroghi direttamente le somme ai dipendenti sia nell’ipotesi in cui rimborsi l’onere sostenuto dai propri dipendenti.

Per quanto riguarda i documenti ritenuti utili a dimostrare la spesa sostenuta per la quale si richiede il rimborso, la circolare 5E/2018 evidenzia (richiamando la risoluzione 96/2017) che gli stessi devono possedere, tra gli altri, i caratteri dell’immodificabilità, integrità e autenticità.

Infine, nulla osta che il datore di lavoro sostituisca i documenti cartacei con copie informatiche per effetto dell’art. 23-bis del D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale).