L’Agenzia delle entrate ha risposto ad un interpello relativo alla dematerializzazione e alla conservazione delle note spese e dei giustificativi (risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017), ribadendo che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.

Laddove tali accorgimenti siano attuati, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici. Restano fermi gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del D.P.R. n. 917 del 1986 e dei vari documenti di prassi in materia), nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente.

Quanto ai documenti giustificativi di spesa, il processo di conservazione elettronica degli stessi, quando ha le caratteristiche richieste, è correttamente perfezionato, con conseguente successiva possibilità di distruzione dell’originale, anche senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico. Tale intervento si rende però necessario se il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico. Alla stessa conclusione sulla natura di documento analogico originale unico deve giungersi nelle ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale. In questo caso, infatti, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall’ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.