Secondo la Guida operativa per la realizzazione del welfare aziendale diffusa da Anpal Servizi S.p.A., la gestione del piano welfare richiede l’espletamento di una serie di attività da parte del datore di lavoro.

In particolare, se l’azienda decide di gestire internamente il piano, dovrà individuare una risorsa amministrativa a cui assegnare i seguenti compiti:

- assistere i dipendenti nell’accedere ai servizi e soprattutto nel caricare le fatture o altri documenti contabili, nei tempi previsti dal piano;

- caricare le fatture di acquisto dei beni di cui si può richiedere il rimborso direttamente in busta paga (es. Asilo Nido, Libri Scolastici, ecc.);

- gestire la comunicazione periodica o occasionale con i dipendenti e informarli dell’attivazione di eventuali nuovi servizi;

- raccogliere eventuali nuovi suggerimenti da parte dei dipendenti;

- ricercare i fornitori e stringere convenzioni per garantire l’accesso ai servizi.

Se non si intende ricorrere ad un fornitore esterno di servizi di welfare, la risorsa interna aziendale dedicata alla gestione del piano di welfare dovrà avvalersi di uno strumento di lavoro flessibile e integrabile (ad es. nella intranet aziendale), che permetta all’”amministratore” del processo e contemporaneamente ai singoli lavoratori di visualizzare il “portafoglio welfare” disponibile.

Lo strumento va strutturato per singola categoria e singolo dipendente, e dovrebbe indicare il plafond economico minimo (% del premio di produzione) da trasformare in welfare e l’ammontare residuo a scalare man mano che il dipendente acquista servizi.

Una versione più raffinata del sistema potrebbe anche evidenziare il valore economico (netto e lordo) del benefit in modo da dare visibilità chiara al valore economico dei servizi che il dipendente utilizza.

Gli strumenti a supporto di tale attività sono:

- un sito/piattaforma informatica per la gestione del pacchetto welfare da parte del dipendente;

- Format eventuali di richiesta di accesso a servizi di welfare.

Occorre inoltre prevedere l’organizzazione di una sessione formativa che coinvolgerà le risorse umane che saranno interessate al piano di welfare e sarà aperta ai rappresentanti sindacali aziendali.

Una apposita sessione dovrà essere organizzata anche per i lavoratori.