L’Agenzia delle Entrate, con la risposta all’interpello n. 740 del 20 ottobre 2021, ha confermato che è possibile provvedere alla dematerializzazione dei giustificativi delle spese di trasferta, conservando gli stessi in modalità esclusivamente digitale.

A tal fine è necessario che i documenti rispettino i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità previsti dal Cad, anche se la nota spese è sprovvista della firma digitale, elettronica qualificata o elettronica avanzata del trasfertista.

In particolare, l’interpello ha riconosciuto la validità di una procedura informatica adottata da una società che prevedeva che la compilazione e l’invio del report contenente i giustificativi delle trasferte avvenisse a cura del dipendente con un apposito software, gestendo direttamente l'intero processo oppure avvalendosi di un delegato.

Per quel che riguarda l'obbligo di firma della nota spese, l’interpello evidenzia che la normativa in materia non richiede l'apposizione della firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico, né tantomeno ai fini della relativa rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l'efficacia e validità probatoria di scrittura privata prevista dall'articolo 2702 c.c.