L’Agenzia delle Entrate, con la risposta all’interpello n. 388 del 20 settembre 2019, ha fornito chiarimenti in merito alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese e dei relativi giustificativi (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE, etc.) attraverso uno specifico sistema informatico gestionale.

Secondo la normativa e la prassi vigenti, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (si vedano l’art. 2 del DM 17.6.2014, nonché l’art. 3 dei DPCM 13.11.2014 e 3.12.2013).

Nel rispetto dei suddetti requisiti, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici ai sensi dell’art. 23-bis del C.A.D.

Si osserva, altresì, che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici” ai sensi dell’art. 1, lett. v), del C.A.D., che qualifica come tali “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

La stessa nota spese in formato analogico può essere considerata un documento originale “non unico”.

Pertanto, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti è correttamente perfezionato, in base al combinato disposto degli articoli 3 e 4 del DM 17.6.2014, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti, ai sensi del c. 2 del citato art. 4, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Se, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale “unico”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale di cui sopra.