Il piano di welfare, secondo la Guida operativa per la realizzazione del welfare aziendale diffusa da Anpal Servizi S.p.A., deve essere regolamentato attraverso un documento che ne descrive gli obiettivi e le modalità di accesso ai servizi.

L’Anpal consiglia di mantenere il regolamento separato dall’accordo, prevedendone un richiamo formale, al fine di avere la possibilità di modificarlo in corso d’opera anche in seguito ad eventuali nuove esigenze da soddisfare senza dover necessariamente stipulare un nuovo accordo.

L’indice di tale regolamento potrà avere la seguente struttura:

- Motivazioni del Piano

- Obiettivi piano: cosa l’azienda vuole ottenere realizzando il piano (miglioramento di clima, di produttività, etc.)

- Chi ne ha diritto: deve essere indicato nel regolamento se il piano viene erogato alla generalità dei dipendenti o solo ad alcune categorie

- Validità del piano: ossia se si tratta di un piano che è valido annualmente o prevede una validità più lunga nel tempo. Visto che si tratta di una sperimentazione è consigliabile dare al piano durata annuale in modo da poterlo ritarare sulla base del livello di utilizzo e delle esigenze dei dipendenti.

- I beni e servizi: ossia ciò che prevede il piano per i dipendenti suddivisi per aree tematiche (istruzione, mutui e prestiti, assistenza integrativa, ricreazione)

- Modalità di fruizione: tramite convenzioni che l’azienda stipula con società di servizi o a rimborso diretto delle fatture presentate dal dipendente. In questa sezione vanno descritte chiaramente le tempistiche e le procedure amministrative a cui devono attenersi i dipendenti per accedere ai servizi e per garantire all’azienda e ai lavoratori i benefici fiscali

- Modalità di erogazione del welfare in caso di nuove assunzioni o cessazione di rapporti di lavoro

- Modalità di gestione dei residui: ossia va indicato come saranno gestiti i residui di plafond welfare nel caso in cui il dipendente non sia riuscito durante l’anno a utilizzare tutto il budget a disposizione. Solo a titolo di esempio, l’azienda potrebbe prevedere lo spostamento dei residui nel plafond del piano welfare dell’anno successivo oppure erogare il residuo in busta paga e tassarlo.