Secondo l’ANPAL (Guida operativa per la realizzazione di un piano di welfare) il datore di lavoro che intende introdurre il welfare aziendale, in primo luogo deve informare i lavoratori dell’intenzione di voler sviluppare un piano di welfare, spiegandone le ragioni e inquadrando l’attività nell’ambito del complessivo andamento aziendale.

L’attività informativa e di sensibilizzazione dovrà rispondere ai seguenti criteri per massimizzarne l’efficacia e il ritorno in termini di coinvolgimento dei lavoratori:

- Dedicare un tempo adeguato per presentare le attività e ricevere i primi feedback dai lavoratori. A tal fine l’ANPAL consiglia di organizzare un momento pubblico con tutti i lavoratori presenti e con la partecipazione della direzione aziendale e delle rappresentanze sindacali.

- Prevedere una presentazione generale di inquadramento sull’andamento aziendale e degli obiettivi futuri.

- Presentare in linea generale le caratteristiche di un piano di welfare, le implicazioni fiscali e previdenziali per i lavoratori e per l’azienda (che cosa è un piano di welfare, che cosa prevede la norma fiscale, come si gestisce, perché conviene, ecc.).

- Chiarire le convenienze dell’accesso al welfare aziendale rispetto all’opzione del salario di produttività percepito in denaro, in considerazione della normativa vigente sulla defiscalizzazione del premio cui i dipendenti possono avere accesso.

- Valorizzare, ove già siano adottate misure, quanto erogato dall’azienda in termini di beni e servizi e quantificarne il valore (netto e lordo).

- Illustrare l’ammontare complessivo delle risorse economiche messe a disposizione dei lavoratori e alcune ipotesi di beni e servizi che potrebbero essere incluse nel nuovo piano.

- Condividere in linee generale le modalità di gestione del piano (implicazioni operative per i lavoratori).

- Comunicare gli appuntamenti successivi e le attività previste per sviluppare il piano con particolare attenzione alle implicazioni per i lavoratori (l’eventuale somministrazione di un questionario, ecc.).

- Prevedere un congruo spazio per raccogliere un primo feedback da parte dei lavoratori.