Il lavoratore dipendente può essere inviato temporaneamente in trasferta, sia in Italia che all’estero, per svolgere le proprie mansioni. Il luogo dove il lavoratore viene inviato in trasferta può essere in Italia, nello stesso o in un diverso Comune rispetto a quello dove è ubicata la sede aziendale, o all’estero.

Il luogo di destinazione è molto rilevante in quanto influisce sulla gestione del personale. In particolare, il lavoratore inviato in trasferta ha diritto a percepire una specifica indennità, che ha natura mista, sia risarcitoria che retributiva. Proprio per la sua natura mista, la stessa è in parte esente da IRPEF. La misura dell’esenzione è differente a seconda che la trasferte sia in Italia o all’estero. Rimane comunque fermo che le trasferte in ambito comunale sono interamente imponibili, sia ai fini fiscali che contributivi, salvo che le somme erogate al dipendente si riferiscano a spese di trasporto comprovate da documenti rilasciati dal vettore (tram, taxi, ecc.).

Nelle altre ipotesi, ovvero trasferte in Italia ma fuori dall’ambito comunale o trasferte all’estero, si possono verificare diverse casistiche. In caso di corresponsione al lavoratore in trasferta della sola indennità forfettaria, quest’ultima è esente fino a euro 46,48/giorno se in Italia, elevati a euro 77,47 per la trasferta all'estero (anche se la trasferta non comporta il pernottamento).

Se al lavoratore è corrisposta un’indennità forfettaria con rimborso a piè di lista o fornitura gratuita del vitto o dell'alloggio (in alternativa tra loro), l’esenzione si ferma a euro 30,99/giorno elevati a euro 51,65 per l'estero (riduzione di un terzo rispetto all’ipotesi precedente in cui non è previsto il rimborso a piè di lista).

Se l’indennità è accompagnata dal rimborso a piè di lista sia del vitto che dell’alloggio la riduzione e di due terzi, pertanto l’esenzione si ferma a euro 15,49/giorno, elevati a euro 25,82 per l'estero.

Nel diverso caso in cui si opti per il rimborso a piè di lista (documentato) di vitto, alloggio, viaggio, trasporto e spese non documentabili, valgono le seguenti precisazioni: vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono totalmente esenti; le altre spese anche non documentabili (analiticamente attestate dal dipendente: lavanderia, telefono, parcheggio, mance, ecc.) sono esenti fino a euro 15,49/giorno, elevati a euro 25,82 per l'estero.

Per effetto dell'armonizzazione delle basi imponibili fiscali e contributive, il regime dei limiti di esenzione delle indennità di trasferte applicabile ai fini delle imposte risulta applicabile anche ai fini contributivi.

Come anticipato, le spese di viaggio anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto, che siano documentate, sono sempre totalmente esenti. L’Agenzia delle Entrate si occupata del rimborso chilometrico corrisposto al dipendente che è mandato in missione in un comune diverso da quello dove presta normalmente servizio. La risoluzione n. 92/2015, più in particolare, ha precisato che se il lavoratore parte dalla propria abitazione percorrendo una distanza maggiore a quella calcolata dal posto di lavoro, il rimborso è considerato reddito imponibile. Diversamente, se la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere dalla propria abitazione la località di missione risulta inferiore a quella calcolata dalla sede di servizio, il rimborso non è imponibile. Infatti, il dipendente percepisce un rimborso, in base alle tabelle ACI, di minor importo di quello a cui avrebbe diritto partendo dalla sede.

La stessa Agenzia delle Entrate, con la consulenza n. 5/2019, ha precisato che il rimborso al dipendente delle spese di parcheggio, configurandosi quale rimborso di spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, è assoggettabile interamente a tassazione laddove il datore abbia adottato i sistemi del rimborso forfettario e misto, come sopra descritti.

Diversamente, rientra tra le altre spese escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo massimo di euro 15,49 giornalieri (25,82 per le trasferte all’estero) nei casi di rimborso analitico.