Il DPCM 8/03/2020 ha individuato una serie di misure volte a contrastare e contenere sull'intero territorio nazionale il diffondersi del virus COVID-19.

A tal fine, ha previsto all’art.2, c. 1, lett. r) che la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, possa essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli   accordi individuali ivi previsti.

Secondo la Deliberazione del 31/01/2020, lo stato di emergenza dovuto a coronavirus, ha una durata di 6 mesi decorrenti dal 31 gennaio 2020.

Ne consegue che il termine ultimo per la durata degli smart working non può essere superiore al 31/07/2020 (ossia la scadenza dei 6 mesi).

Inoltre il DPCM ha previsto che gli obblighi di informativa di cui all'art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’INAIL.

In particolare l’art. 22 della Legge 81/2017 stabilisce che il datore di lavoro “consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un’informativa scritta nella quale sono riportati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro”.

Al fine di semplificare questo adempimento, vista la particolarità del periodo in corso, il DPCM 1/03/2020 prevede che quest’obbligo “possa essere assolto in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile dall’INAIL”.

Pertanto è ben possibile inviare per email detta informativa al lavoratore.

Invece l’accordo individuale viene sostituito con una semplice lettera da consegnare ai lavoratori e da un file excel (con i dati del datore di lavoro, del lavoratore, del rapporto di lavoro) da inoltrare al Ministero del lavoro con la procedura telematica.

Infatti come riportato anche sul sito cliclavoro.gov.it, al fine di attivare lo smart working, non è necessario che vengano stipulati gli accordi individuali previsti dal D.Lgs. 81/2017, ma l’azienda dovrà comunque effettuare la procedura telematica di comunicazione al Ministero del lavoro.

Per l’invio non si deve utilizzare il consueto canale presente su cliclavoro ma quello specifico predisposto dal Ministero e disponibile a questo indirizzo https://servizi.lavoro.gov.it/ModalitaSemplificataComunicazioneSmartWorking/.

Nel campo “data di sottoscrizione dell’accordo” della procedura telematica va inserita la data di inizio dello smart working.

Nel caso in cui la trasmissione al Ministero del lavoro riguardi più lavoratori in smart working, è possibile effettuare un invio massivo, utilizzando le modalità diffuse da cliclavoro.gov.it.

A tal proposito, secondo la Guida sulla modalità semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni nel periodo emergenziale epidemiologico da Covid-19, datata 6 marzo 2020, deve essere inviato un file excel con i dati del datore di lavoro, dei lavoratori, del rapporto di lavoro e dello smart working.

NB: Le nuove modalità, sostituiscono quelle diffuse il 4 marzo che richiedevano la trasmissione anche di un’autocertificazione (file PDF/A) contenente l’elenco dei lavoratori coinvolti nello smart working.