Il datore di lavoro che intende riconoscere flexible benefit ai propri dipendenti attraverso l’adozione di un piano di welfare aziendale, deve procedere per step, il primo dei quali è volto a conoscere i fabbisogni dei lavoratori, tenendo conto delle varie realtà professionali (tipologia di contratto di lavoro) coinvolte e personali (esigenze proprie e/o dei familiari) di ciascuno di essi.

Questa fase è molto importante perché consente di individuare i beni e i servizi che meglio rispondono alle esigenze dei lavoratori in modo che questi si servano effettivamente degli strumenti di welfare e che l’utilità percepita sia soddisfacente.

In questa fase rileva anche l’analisi delle esigenze e degli obiettivi aziendali. Infatti gli strumenti di welfare possono essere utilizzati dal datore di lavoro anche come nuovi mezzi di gestione delle risorse umane, in particolare per la risoluzione di specifiche problematiche organizzative (si pensi ad esempio al ricorso allo smart working) o per favorire la coesione aziendale o incrementare la produttività e la responsabilizzazione dei lavoratori.

Una volta individuati i fabbisogni dei lavoratori (questi ultimi possono essere tutti i dipendenti o una specifica categoria) il tassello successivo che va aggiunto al puzzle consiste nel quantificare le risorse che si vuole investire nei beni e servizi tenendo conto del regime fiscale vigente applicabile ed in particolare delle disposizioni contenute nell’art. 51 del TUIR.

Un’altra fase per l’adozione di un piano welfare è quella determinare le modalità di accesso alle varie misure; queste possono essere fornite direttamente (anche mediante rimborso spese nei casi consentiti dalla Legge) oppure mediante piattaforme digitali.

Sarà poi necessario informare meticolosamente i dipendenti circa le tipologie di beni e servizi di cui possono fruire, le modalità di funzionamento nonché i vantaggi che possono derivare dall’adesione all’iniziativa.

La fase conclusiva è quella di tenere monitorata periodicamente l’evoluzione dei fabbisogni e della coerenza dei servizi offerti con questi ultimi e la valutazione dei risultati in termini economici e di aderenza del piano welfare alle aspettative dei lavoratori.