Viaggiare per lavoro, dopo la pandemia, è diventato più complesso. Tutte le attività connesse allo spostamento per cause lavorative hanno visto profondi cambiamenti dovuti alle emergenze che abbiamo vissuto negli ultimi due anni. Dapprima quella sanitaria ed ora la guerra. I rischi per le persone ( e le organizzazioni) sono cresciuti in modo esponenziale e la complessità tra infezioni di ogni tipo e le varie crisi politiche, è diventata quasi proibitiva. Il lavoratore-viaggiatore, è sempre stato esposto ad una serie importante di rischi, ma le attuali minacce rendono lo scenario internazionale, in continua e costante evoluzione. Nel 2021 un nuovo standard (ISO 31030), prova per la prima volta a dare risposte a tutti questi argomenti, cercando di tutelare sia i lavoratori che le organizzazioni a cui appartengono.

Cosa tratta :

Il panorama mondiale per chi è costretto a viaggiare per lavoro, appare ancora molto instabile ed è di fatto cambiato, secondo molti, dopo i famosi attentati delle torri gemelle. (Settembre 2001). I regolamenti, le restrizioni, così come le chiusure sono da allora in costante e continua evoluzione. Da sempre le organizzazioni multinazionali hanno cercato di proteggere l’incolumità dei lavoratori in trasferta, cercando di ridurre i rischi principali e tentando di fornire benessere per le persone (spesso di grande valore tecnico) che sono costrette a lavorare all’ estero. La risposta nell’immediato è stata tanto drastica quanto elementare : basta viaggi. Il tutto spesso anche a scapito del business.

La situazione appare in lenta e costante ripresa, ma non è tornata e forse non tornerà ai livelli pre-pandemici. Quello che invece appare profondamente cambiato è il livello di assistenza di cui i viaggiatori hanno necessità, visti i continui stravolgimenti del quadro internazionale. I tecnici ed i trasferisti che hanno vissuto problematiche per rientrare, o al contrario sono rimasti bloccati all’ estero, sono gli stessi che poi hanno ripreso a viaggiare ed al di là della non sottovalutabile questione ucraina, continuano a vedere che in molti paesi, la situazione socio-politica appare poco stabile (Cina, Turchia, Iran, Egitto, per citarne alcuni), così come poco definita, la questione igienico-sanitaria (ancora Cina ad es.).

Lo standard ISO 31030 ha il grande merito di provare a definire dei parametri minimi, che le organizzazioni possono adottare per ridurre i rischi derivanti da tutte le attività effettuate in trasferta, in tutto il pianeta. Il tentativo è chiaramente quello di colmare un gap normativo, che può essere mitigato solo in parte dall’ applicazione integrale delle norme in essere e fornire una serie di garanzie minime uguali per tutti. L’organizzazione è chiamata a tutelarsi : in primis perché occorre rispettare tutte le norme, sia del paese di partenza che di quello di arrivo, ma soprattutto perché in questi ultimi anni la giurisprudenza italiana ed europea si è più volte espressa in maniera piuttosto decisa verso i datori di lavoro, il che ha di fatto favorito un aumento sostanziale dei casi di contenzioso legale nei confronti degli stessi.

La norma può essere adottata da tutte le organizzazioni indipendentemente dalle dimensioni e dalla tipologia, e può essere abbinata a tutti gli standard che l’organizzazione già possiede (ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001 ecc), ma dato il tipo di target e gli obiettivi della norma, l’integrazione più naturale ed immediata appare quella con la ISO 45001.

Gli strumenti sono quelli classici di un sistema di gestione : implementazione di policy, sviluppo di procedure operative, analisi dei rischi ed ha come premessa il sostanziale rispetto della normativa vigente.

 Disporre di strumenti moderni ed efficaci, basati su processi di valutazione dei rischi strutturate ed adeguabili in tempi rapidissimi a contesti internazionali in continua evoluzione può fare la differenza.

Quindi ?

 Un sistema di gestione della salute e della sicurezza, orientato come nel caso della ISO 31030 ai rischi di viaggio non riduce solo ed esclusivamente i rischi legati alla trasferta, ma fornisce garanzie di avere adempiuto a tutte la normativa cogente in materia, non ultimi gli aspetti legati alla 231/01 ed alla responsabilità amministrativa degli enti (che si applica anche ai reati commessi all’estero). Rivedere gli obiettivi aziendali, le policy, ma soprattutto le strategie e i valori dell’ organizzazione, rende la stessa e il board aziendale in grado di operare meglio e più adeguatamente in un panorama complesso come quello di questi giorni, contraddistinto da minacce che si evolvono in modo dinamico.

 Valutare ogni pericolo, significa mettere l’incolumità delle persone al centro del business, cercando di prevedere come i rischi sanitari, i rischi socio-politici, i rischi derivanti da meteo e fenomeni naturali, e quelli di security, possano essere evitati o ragionevolmente ridotti, all’ interno di un sistema dinamico e più organizzato, pianificato e valutabile, in cui le decisioni non sono più improvvisate e prese nella fretta, ma gestite coinvolgendo tutti coloro ne abbiano competenza. Le strategie del sistema di gestione dei viaggi, non sono in alcun modo diverse da quelle di gestione dei rischi industriali, della qualità e/o dell’ ambiente e devono quindi avere strumenti simili.

Rivedere le procedure e i piani di emergenza, in un contesto che cambia continuamente, sembra non bastare. Occorre avere contatti diretti, in loco, e una gestione costante delle situazioni e degli strumenti, in modo da rafforzare la resilienza e la business continuity.  Il sistema si rivolge a tutte le persone che a vario titolo sono chiamate a viaggiare, sotto la diretta responsabilità dell’ organizzazione e quindi trasfertisti, contrattisti, forza lavoro locale, fino a considerare gli espatriati e i relativi familiari, soprattutto senza alcuna distinzione ad esempio tra personale della committenza e delle ditte in appalto e subappalto.

A chiudere

 In un mondo in continua evoluzione, in cui le minacce anche solo metereologiche, possono cambiare le sorti di un luogo in pochi minuti, avere policy di Travel Risk Management, in linea con uno standard definito come quello di cui abbiamo parlato (ISO 31030), può veramente fare la differenza tra l’essere impreparati ed improvvisare di conseguenza oppure avere una garanzia di protezione verso i lavoratori che si trovano ad operare in zone che abbiano risentito di pericoli e minacce poco prevedibili alla partenza. Implementare procedure e linee guida, avere attenzione delle normative esistenti in scenari complessi ed in continuo cambiamento (in aderenza o meno a standard come la ISO 31030) consentono alle organizzazioni di operare in confomrità, garantendo al lavoratore il rispetto delle norme e della sua salute e sicurezza personale. D’altro canto, negli ultimi anni la giurisprudenza che si è creata in tal senso, impone che il Datore di lavoro tuteli i propri prestatori di lavoro, esattamente in Italia come in qualsiasi altra zona del pianeta.

Concetti come la resilienza dell’organizzazione, la continuità operativa, (e tutti i vantaggi in termini competitivi che ne derivano) devono diventare patrimonio di ogni organizzazione che è chiamata ad operare con trasfertisti e/o espatriati nei vari paesi del mondo.

Quando scade:

 Implementare sistemi di gestione non è mai stato obbligatorio né mai lo sarà. Ogni organizzazione è libera di aderire a standard internazionali, nei tempi e nei modi che più ritiene opportuno.

Indicazioni operative

Lo schema logico con cui, secondo la norma ISO 31030 si è chiamati ad operare è peraltro estremamente intuitivo e anche per questo motivo, appare ben adattabile a qualsiasi realtà e a qualsiasi esigenza operativa ed organizzativa.

1) Prima del viaggio. Definire tutti gli obiettivi serve a capire tutti gli obblighi connessi con la trasferta ed a prevenire i rischi e proteggere il personale. Capire gli aspetti medico-sanitari, i dpi, la formazione, e le autorizzazioni necessarie

2)  Durante il viaggio. Un monitoraggio costante richiede strumenti e organizzazione, preparati a monte e gestiti con solerzia, durante il viaggio. Avere sempre la risposta pronta alle eventuali emergenze è di primaria importanza ed è frutto di anni di esperienza e preparazione e spesso coinvolge anche organizzazioni specializzate in questo tipo di operazioni.

3)  Dopo il viaggio. Al termine del viaggio è necessario valutare il viaggio nella sua interezza, compresi rischi ed opportunità, rivedendo con obiettività gli ambienti del cliente, il contesto interno ed esterno,  tutti i vettori, l’accoglienza, i servizi di cui il viaggiatore possa avere usufruito ai fini di comprendere se e come migliorare approcci, policy, procedure e fornitori.