Quando si approccia l’esigenza di rilevare le Presenze dei collaboratori, spesso emerge l’associazione diretta con la timbratura: attenzione a non confondere i due concetti, che non sono strettamente correlati; a tale scopo vengono di seguito approfonditi pregi e difetti della scelta di utilizzare la marcatura.

Se si interpella unicamente la normativa, la Sentenza C-55/18 della Corte di Giustizia europea (che va ad attuare la DIRETTIVA 2003/88/CE, in favore di una linea comune adottabile da tutti gli stati membri) l’indicazione è quella di istituire un sistema di registrazione dell’orario di lavoro giornaliero svolto dal personale e quindi della prestazione aggiuntiva nel caso di ore di straordinario svolte.

Se si interpreta il provvedimento con un approccio letterale del termine ‘registrazione’ e lo si intende sinonimo di ‘timbratura, questo tipo di scelta porta necessariamente con sé la definizione di una policy aziendale attorno ai concetti di: flessibilità oraria giornaliera, criteri di arrotondamento timbrature, modalità di recupero della flessibilità usufruita, necessità di timbrare pause aggiuntive, possibili abbuoni previsti su ingressi in ritardo e/o uscite in anticipo. Tutti temi che vengono ribaltati all’interno di un sistema di rilevazione presenze che supporti l’ufficio personale nella verifica tra la policy prevista e le effettive timbrature dei dipendenti, richiedendo pertanto una certa esperienza nell’argomento oltre che una conoscenza tecnica del software utilizzato per poter adeguare rapidamente il sistema alle variazioni connesse a decisioni aziendali e gestire gli scostamenti rilevati tra timbrature teoriche e reali.

Dall’altra parte, l’adozione di questa metodologia ci consente di introdurre un metodo analitico ed inconfutabile, e quindi una gestione agevolata anche dei relativi conteggi legati al mondo presenze e connessi alle ore lavorate (se ad esempio siamo un’azienda di produzione continua sulle 24 ore, la timbratura ci supporta nel riconoscere automaticamente maggiorazioni sul lavorato ordinario e straordinario in caso di diurno e notturno sulla base degli orari effettivamente svolti e a tenere traccia di eventuali ritardi che potrebbero impattare sull’intera linea produttiva).

Altro tema meritevole di attenzione è quello legato alla scelta dell’hardware da cui i collaboratori dovranno effettuare giornalmente le timbrature: se la scelta dei badge sembra superata (malgrado le nuove tecnologie supportate, es MIFARE), metodologie quali i terminali biometrici richiedono una particolare attenzione rispetto alle linee guida definite dal Garante della Privacy per non incorrere in potenziali data breach (a tal proposito si rimanda direttamente al provvedimento 513/2014, https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/3556992).

Allo stesso modo, qualora si optasse per una timbratura geolocalizzata, sarà opportuno ricordare che anche in relazione a questa tematica il Garante ha esplicitato le modalità di utilizzazione della tecnologia affinché questa bilanci gli interessi dei lavoratori (i quali dovranno disporre degli elementi informativi) e dei datori di lavoro e che l’utilizzo di un sistema di geolocalizzazione non cada nell’abuso.

Ma l’espletamento della sentenza deve necessariamente passare per la timbratura? 

Prendendo in esame anche la realtà in cui siamo immersi, recentemente modificata anche a seguito dell’epidemia che ha stravolto i modelli precedenti, si fanno strada modalità nuove di concepire il lavoro, che seguono il concetto di professione goal oriented e magari sono svolte in full remote, laddove il tipo di mansione lo consenta. E’ in questo ultimo scenario che il concetto di lavoro e del classico orario 9-18 (e quindi della relativa timbratura) vengono sostituite dall’idea di una professione svolta seguendo gli obiettivi di produttività ed efficienza, il cui esponente più discusso è lo Smart Working, già normato con art. 18, comma 1, legge n. 81/2017, come se in un qualche modo avesse previsto il futuro imminente.

In conclusione, la scelta della marcatura non è da considerarsi in assoluto corretta o sbagliata, piuttosto è opportuno tarare la stessa in relazione al tipo di operatività svolta dalla singola impresa. Certo è che, adottando un sistema di rilevazione presenze che preveda o meno la timbratura, l’azienda ha modo di percorrere la strada della digitalizzazione e dell’engagement dei collaboratori nell’ottica di istituire un sistema trasparente, che consenta di dare un segnale di rapporto paritario e instare un clima di fiducia reciproca tra azienda e dipendente.

In ultimo, si ricorda che la scelta di timbrare la presenza non è dipendente dal tema della sicurezza; a tal proposito, anche un’impresa che sceglie di non adottare la timbratura ai fini di rilevazione del lavorato potrebbe dotarsi di hardware finalizzato a monitorare gli accessi all’interno del proprio stabile aziendale, non solo del personale assunto ma anche di tutte le altre figure esterne con cui l’azienda ha rapporti.