Le videoconferenze sono molto diffuse nei luoghi di lavoro, e sono di fatto diventate uno strumento di lavoro per molti versi anche insostituibile. L’INRS, Istituto francese di assicurazione del tutto analogo alla nostra INAIL, ha recentemente pubblicato un opuscolo che offre delle utili linee guida per prevenire i rischi associati a questo nuovo strumento di lavoro. L’opuscolo suggerisce di utilizzare una postura corretta durante le videoconferenze e di fare pause frequenti per evitare la stanchezza degli occhi e del collo. Inoltre il buon senso : è importante utilizzare una luce adeguata e di evitare rumori di sottofondo che possono essere fastidiosi per sé e per gli altri partecipanti

Cosa Tratta

La pandemia ha cambiato per sempre la nostra operatività quotidiana e in molti casi anche il nostro posto di lavoro. L’Inrs ha pubblicato un dossier informativo a proposito di una di queste nuove abitudini che sono state introdotte in maniera massiccia nel mondo del lavoro proprio dopo il periodo di confinamento: le videoconferenza. L’opuscolo prende in considerazione i vari aspetti di prevenzione in modo molto pratico e cercando di aiutare i datori di lavoro e i lavoratori a comprendere le specificità di questo nuovo strumento. Le videoconferenze sono ormai parte della quotidianità. Sono riconosciute come estremamente funzionali, ma inevitabilmente portano con sé rischi per la salute e possono essere la causa dell’insorgere di diverse malattie professionali. Nel documento vengono forniti semplici esempi di comportamenti che favoriscono la prevenzione, mantenendo sempre un carattere pratico e conciso. Il tema, apparentemente banale, riserva numerose sorprese. L’Inrs consiglia in primis di valutare con attenzione: quando ricorrere alle videoconferenze quando invece preferire riunioni telefoniche o dal vivo. La videoconferenza, all’apparenza innocua, possiede infatti diversi fattori di rischio che hanno conseguenze sulla salute dei lavoratori.

I rischi che possono essere causati dalle videoconferenze e citati nel dossier sono molteplici:

  • rischi legati alla vista,
  • rischi legati all’udito
  • stati di malessere diffuso (mal di testa o stanchezza),
  • disturbi muscolo scheletrici
  • disturbi conseguenti ai rischi psicosociali.
  • postura sedentaria
  • isolamento per chi passa molto del proprio tempo lavorativo svolgendo questo tipo di attività.

Come indicazione prioritaria di prevenzione l’Istituto francese suggerisce:

  1. Non organizzare nella stessa giornata più di 4 ore di videoconferenza consecutiva
  2. Di lasciare ai partecipanti almeno 15 minuti di pausa ogni ora.

Altre misure di prevenzione importanti che emergono dal dossier sono di tipo partecipativo.

Molti di questi fattori di rischio possono essere ridotti attraverso una serie di attenzioni verso i lavoratori che tengano ad esempio conto degli orari e delle necessità dei dipendenti, evitando di obbligarli a molte ore di video-riunioni in condizioni di stanchezza e cercando di conciliare le esigenze di vita di tutti i partecipanti. La decisione di indire una video riunione, secondo l’ente francese, va ponderata cercando il più possibile di evitare il più possibile le riunioni cosiddette “ibride” (cioè con alcuni dei partecipanti in remoto ed alcuni in presenza) che sicuramente possono aumentare il rischio di disturbi all’udito e rendere il lavoro molto caotico e faticoso.

Anche la durata deve essere chiara e rigida: in una videocall, più che in presenza, è importante attenersi agli orari che ci si era prefissati.

Il dossier pone infine un importante approfondimento anche sulla prevenzione dei disturbi della salute mentale che possono insorgere a seguito di una settimana di lavoro con un carattere cosi statico/sedentario ma anche limitante per quanto riguarda i rapporti interpersonali. La videoconferenza, soprattutto sul lungo periodo, si è visto che può essere frustrante specialmente per i lavoratori che non sono troppo abituati a questa modalità di lavoro. Le varie problematiche di connessione o di matrice informatica possono sicuramente aumentare il senso di isolamento e di distacco nei dipendenti.

L’Inrs consiglia poi, di mettere subito a disposizione dei lavoratori dei canali di comunicazione emergenziali che possano metterli in contatto con servizi di aiuto tecnico efficaci, in modo da ridurre tutte le problematiche e tutti quei momenti di malfunzionamento e di velocizzare il ritorno alla riunione ad una qualità accettabile.

La scelta dell’Inrs di affrontare questa tematica non appare casuale. Il numero delle aziende francesi che dopo la pandemia ha deciso di continuare ad utilizzare uno strumento che si è rivelato cosi utile, è molto elevato ed è ben oltre la metà delle aziende esistenti. Spesso si è portati a sottostimare i rischi legati a questa nuovissima modalità di lavoro e si è portati ad approcciare alle videoconferenze come a qualcosa di innovativo, rapido e semplice senza valutare né le sue potenzialità né i suoi rischi.

Indicazioni operative

  • Per le videoconferenze, si consiglia di verificare il funzionamento delle apparecchiature audiovisive, stabilire un'agenda e delle regole di partecipazione, mantenere un tono professionale e rispettoso, evitare distrazioni o interruzioni.
  • Scegliere una piattaforma di videoconferenza affidabile e sicura, che offra strumenti amministrativi per bloccare gli accessi indesiderati e proteggere le comunicazioni.
  • Controllare chi può partecipare alla videoconferenza, utilizzando ID riunione casuali, password, sale d'attesa virtuali e limitando l'accesso solo agli invitati.
  • Verificare il funzionamento delle apparecchiature audiovisive prima della videoconferenza, per evitare problemi tecnici o interruzioni.
  • Stabilire un' agenda e delle regole di partecipazione per la videoconferenza, per rendere la riunione più efficace e ordinata.
  • Mantenere un tono professionale e rispettoso durante la videoconferenza, evitando distrazioni o comportamenti inappropriati.
  • Non condividere informazioni sensibili o riservate durante la videoconferenza, a meno che non sia strettamente necessario e la piattaforma lo consenta.
  • Non aprire allegati o link sospetti inviati da altri partecipanti alla videoconferenza, per prevenire attacchi informatici o virus.

In caso di videoconferenze effettuate in smart working :

  • Il datore di lavoro deve consegnare al lavoratore un'informativa scritta sui rischi generali e specifici dello smart working, e comunicare telematicamente al Ministero del Lavoro l'accordo individuale.
  • Il lavoratore deve collaborare all'attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro, evitare condotte pericolose per sé e per gli altri, e individuare i luoghi di lavoro adeguati per l'esecuzione della prestazione.
  • In caso di smart working in ambiente indoor, si consiglia di scegliere una postazione ergonomica, ben illuminata e ventilata, dotata di attrezzature informatiche sicure e protette da password, antivirus e firewall.
  • In caso di smart working in ambiente outdoor, si consiglia di evitare luoghi affollati o rumorosi, proteggersi dai raggi solari e dalle intemperie, utilizzare dispositivi mobili con connessione criptata e VPN.
  • Per la cyber security, si consiglia di sensibilizzare i lavoratori sui rischi informatici, adottare protocolli di autenticazione forte, non aprire allegati o link sospetti, non usare dispositivi personali o reti pubbliche per accedere ai dati aziendali.