La circolare n.2668/2025 di INL e Conferenza Stato Regioni ha chiarito alcuni punti relativi alla conformità delle macchine ante Direttiva Macchine e relativa documentazione, da cui sono scaturiti alcuni adempimenti finora non del tutto espliciti, fra cui la redazione di procedure e istruzioni. Vediamo nello specifico cosa ci dicono la circolare e la normativa e come rispettare i requisiti.

I chiarimenti dell’INL e la normativa vigente

Il 18 marzo 2025 l’INL ha pubblicato una circolare che rispondeva ad alcune richieste di chiarimento su aspetti operativi e interpretativi, di cui abbiamo parlato in “Sanzioni e conformità macchine: chiarimenti da INL e Regioni”.

Fra i vari punti affrontati, si parlava dell’eventuale obbligo di redazione del libretto d’uso e manutenzione per le macchine costruite o immesse sul mercato prima dell’entrata in vigore del d.p.r. n. 459/1996, che ha recepito in Italia la Direttiva Macchine 89/392/CEE e che di fatto ha introdotto l’obbligo di accompagnare i macchinari a questa documentazione. La circolare chiarisce che per queste macchine non ci è l’obbligo di redigere il manuale d’uso e manutenzione a posteriori, “ma è necessario che il datore di lavoro predisponga schede tecniche/procedure o istruzioni operative, nelle quali siano riportate le norme comportamentali e le misure di sicurezza adottate e le indicazioni indispensabili a garantire la sicurezza dei lavoratori”.

La circolare fa quindi riferimento all’allegato V, punto 9.2 del D.lgs. 81/08, che recita “L’attrezzatura di lavoro deve recare gli avvertimenti e le indicazioni indispensabili a garantire la sicurezza dei lavoratori”.  Questo richiede quindi l'apposizione della segnaletica sui macchinari, recante i pittogrammi relativi ai principali obblighi, divieti e avvertenze per evitare i rischi residui, fra cui i DPI obbligatori.

Relativamente a “schede tecniche/procedure o istruzioni operative” menzionate dalla circolare, vediamo di ripercorre cosa dice il Testo Unico:

  • art. 28 co.2 lett. d), il datore di lavoro ha l’obbligo di includere nel DVR l’individuazione delle procedure per l’attuazione delle misure di prevenzione e protezione da realizzare;
  • art. 71 co.4, relativamente alle attrezzature di lavoro, viene imposto al datore di lavoro di prendere le misure necessarie affinché le attrezzature di lavoro siano utilizzate in conformità alle istruzioni d’uso;
  • art. 73, si dispone poi che il datore di lavoro provveda a dare informazione e istruzioni ai lavoratori per l’impiego delle attrezzature di lavoro e la gestione delle situazioni anomale prevedibili.

Sappiamo che la Direttiva Macchine e in futuro il Regolamento Macchine (UE) 2023/1230, entrato in vigore il 19 luglio 2023, prevedono che le istruzioni siano redatte dal fabbricante della macchina.

Laddove non sia applicabile l’obbligo per i fabbricanti, la circolare afferma, quindi, anche sulla base dell’art. 28 e dell’art. 71, che è il datore di lavoro a dover preparare procedure, istruzioni operative sull’utilizzo dei macchinari e la segnaletica da apporre sugli stessi.

Va comunque sottolineato che l’art.73 prevede che il datore di lavoro debba assicurarsi che i lavoratori addetti ricevano le informazioni e istruzioni, anche per i macchinari targati CE, quindi corredati da manuale d’uso e manutenzione preparato dal fabbricante. In questo caso, le istruzioni saranno basate sulla documentazione del fabbricante e sulla valutazione dei rischi del datore di lavoro.

Istruzioni operative

Vediamo quindi cosa può fare nella pratica il datore di lavoro che ha, nella sua organizzazione, macchinari antecedenti all’entrata in vigore del d.p.r. n. 459/1996.

Anzitutto, la normativa richiede di effettuare una valutazione sulla macchina, per verificarne la conformità rispetto ai requisiti dell’allegato V del D.lgs. 81/08; fra questi, la presenza della segnaletica secondo il punto 9.2 dello stesso allegato. La circolare n.2668/2025 sottolinea anche che non vi è l’obbligo di affidare la valutazione ad un tecnico abilitato.

A seguito della valutazione, dovranno essere definite le misure da adottare per gestire eventuali non conformità e per mitigare i rischi residui. Fra queste misure, dovranno essere predisposte schede tecniche, procedure e istruzioni operative che contengano:

  • prescrizioni prima dell’uso, controlli da effettuare prima dell’avvio, procedure di messa a punto della macchina;
  • prescrizioni durante l’uso;
  • prescrizioni dopo l’uso, per mettere in sicurezza la macchina;
  • istruzioni per la pulizia e la manutenzione ordinaria;
  • procedure da seguire in caso di anomalia, emergenza;
  • DPI obbligatori, se necessario distinti per tipologia di attività.

Possiamo integrare con queste informazioni i documenti già presenti e gestiti dall’organizzazione, come istruzioni e schede di attrezzaggio e messa a punto, istruzioni per la conduzione della macchina.

Il personale addetto dovrà ricevere informazione, formazione e addestramento adeguati sui rischi residui e sulle procedure ed istruzioni predisposte.

È poi necessario che siano noti i nominativi dei lavoratori addetti già formati per ciascuna macchina, in possesso delle competenze necessarie ad operare in sicurezza, e che solo questi siano adibiti alla conduzione.