Il Garante per la Privacy, nella newsletter n. 528 del 22 ottobre 2024, ha chiarito che il datore di lavoro non può accedere alla posta elettronica del dipendente o del collaboratore né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi. Un simile trattamento di dati personali, oltre a configurare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, è idoneo a realizzare un'illecita attività di controllo del lavoratore.

Il Garante, intervenuto a seguito del reclamo presentato da un agente di commercio, ha accertato che la società nel corso del rapporto di collaborazione, attraverso un software, aveva effettuato un backup della posta elettronica, conservando sia i contenuti che i log di accesso alla e-mail e al gestionale aziendale.

Le informazioni raccolte erano poi state utilizzate dalla società in un contenzioso.

L’Autorità ha appurato, inoltre, l’inidoneità e la carenza dell’informativa resa ai lavoratori. Il documento prevedeva, infatti, la possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori per garantire la continuità dell’attività aziendale, in caso di loro assenza o cessazione del rapporto, senza citare, tra l’altro, l’effettuazione del backup e il relativo tempo di conservazione.

Nel definire il procedimento, il Garante ha affermato che la sistematica conservazione delle e-mail - effettuata per un considerevole periodo di tempo (pari a tre anni successivamente alla cessazione del rapporto) – e la sistematica conservazione dei log di accesso alla posta elettronica e al gestionale utilizzato dai lavoratori non erano conformi alla disciplina di protezione dei dati. Tale conservazione, infatti, risultava non proporzionata e necessaria al conseguimento delle finalità dichiarate dalla Società di garantire la sicurezza della rete informatica e la continuità dell’attività aziendale.

Ciò, inoltre, aveva consentito alla società di ricostruire, minuziosamente, l’attività del collaboratore, incorrendo così in una forma di controllo vietata dallo Statuto dei lavoratori.

Per quanto riguarda infine l’uso dei dati in tribunale, il Garante ricorda che il trattamento effettuato accedendo alla posta elettronica del dipendente per finalità di tutela in ambito giudiziario si riferisce a contenziosi già in atto, non ad ipotesi di tutela astratte e indeterminate come in questo caso.

Oltre alla sanzione, l’Autorità ha disposto il divieto di ulteriore trattamento dei dati attraverso il software utilizzato per il backup della posta elettronica.