L’Agenzia delle entrate, con la risposta all’interpello n. 142 del 24/06/2024, ha confermato che il datore di lavoro può adottare una procedura digitalizzata di generazione della nota spese per i lavoratori in trasferta sempreché la stessa sia caratterizzata dai requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati.

Questo principio è stato ribadito richiamando i precedenti interventi sulla procedura di dematerializzazione (Ris. 46/E del 2017, Circ. 5/E del 2018, Ris. 96/E del 2017 e Ris. Interpello nn. 403/2019, 417/2019, 740/2021 e 226/2023) secondo cui qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari (cfr. l'articolo 1 lett. p) del CAD) come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del TUIR, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.

In merito ali giustificativi che si allegano alle note spese, l’Agenzia delle entrate ha ribadito che gli stessi trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici, nel senso che è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. In questi casi non è necessario l’intervento del pubblico ufficiale che attesta la conformità all’originale delle copie informatiche.

Riguardo alle modalità di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti, con la Ris. all’interpello n. 740/2021 era già stato precisato che la fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, sicché può essere considerata documento analogico non unico. Le medesime prestazioni sono, invece, esonerate dall'obbligo di certificazione tramite scontrino o ricevuta fiscale.

La stessa Agenzia delle entrate ricorda inoltre che dal 1° gennaio 2024, nei casi in cui venga fatta richiesta di fattura, quest’ultima deve essere emessa elettronicamente tramite lo SDI.

Quindi in mancanza di fattura o altro documento che giustifica la prestazione del servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico (es: carta di credito) non è sufficiente ad identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati i ivi indicati.

È necessario, dunque, che la stessa contabile sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).

Sia la contabile che la fattura, potendo risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (es: contabilità del prestatore del servizio ed estratto conto della carta di credito/debito) sono documenti analogici originali non unici.

Ne consegue che se il giustificativo allegato ha natura di documento analogico originale unico, la conservazione sostitutiva è consentita solo con l’intervento del pubblico ufficiale che attesta la conformità all’originale delle copie informatiche.