L’Agenzia delle Entrate, con la risposta all’interpello n. 417 del 17 ottobre 2019, ha fornito alcuni chiarimenti in merito alla possibilità di conservare, in formato elettronico, le note spese e i relativi giustificativi.

Allo scopo, l’Amministrazione finanziaria ha ricordato che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale - ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari - come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (si veda l'art. 2 del DM 17.6.2014 e l'art. 3 dei DPCM 13.11.2014 e 3.12.2013).

Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata.

Va, altresì, evidenziato che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.

La loro natura, quindi, al pari delle stesse note spese in formato cartaceo è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell'art. 1, lett. v), del CAD, laddove si definiscono tali «i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».

Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Ove, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale prescritto dall’art. 4, c. 2, del DM 17.6.2014.