Che importanza può avere dotarsi di un sistema di rilevazione presenze? Non è sufficiente chiedere ai dipendenti di compilare un foglio con le proprie ore?

L’avvento del lavoro per obiettivi, lo smart working, ha liberato tutti da vincoli di luogo e orario di lavoro, questo non ha forse reso trascurabile la gestione delle presenze?

Assolutamente NO è sempre importante rilevare puntualmente le presenze, per una serie di ragioni.

  • Elaborazione corretta e puntuale della busta paga

Mettere nelle mani del dipendente la consegna manuale delle proprie ore può significare dilatare i tempi di passaggio alle paghe causando ritardi e disagi ai dipendenti. Le informazioni relative alle presenze possono essere utilizzate anche per il calcolo di maggiorazioni e indennità, fenomeni legati alle regole di presenza che solo un software appositamente configurato può contare.

  • Mantenere la trasparenza nel rapporto con i dipendenti

Nello smart working, il lavoratore ha autonomia di scelta del luogo, degli orari e degli strumenti di lavoro. 
In questo scenario le Presenze non sono quindi uno strumento di controllo, l’interesse dell’azienda si sposta sulla pianificazione della presenza del dipendente in sede, per poter organizzare momenti di condivisione, riunioni, e giusto per citare un argomento molto attuale, ottimizzare la gestione e l’utilizzo degli spazi aziendali.
In smart working il dipendente potrà comunque rimanere connesso, inserendo giustificativi, consultando comunicazioni e documenti mediante l’utilizzo di  strumenti mobile ormai sempre associati ai più moderni sistemi di rilevazione presenze.

  • Organizzare meglio i lavori

Le Presenze sono spesso al centro dei processi HR delle aziende più strutturate.
Pensiamo ad un contesto dove occorra prevedere i turni dei collaboratori per la copertura di specifiche funzioni aziendali, in questo caso il lavoro sinergico del sistema di rilevazione presenze e di predisposizione dei turni permette ai responsabili di conoscere tempestivamente le indisponibilità dei dipendenti e riorganizzare le pianificazioni.
L’attribuzione delle ore uomo sulle commesse è vitale per alcune aziende, in molti casi questo costo è la variabile più rilevante di un progetto. Anche in questa situazione la rilevazione delle presenze risulta fondamentale, garantisce all’azienda una corretta valorizzazione dei progetti e la possibilità di un’accurata preventivazione dei lavori futuri, in poche parole mantiene l’azienda in salute!