Il Ministero del lavoro ha pubblicato sul proprio sito internet il 5/12/2008 il vademecum che riepiloga le principali domande con le relative risposte in merito al Libro Unico del lavoro la cui entrata in vigore al termine del periodo transitorio è prevista per il 16 febbraio 2009.
Marca temporale - Innanzitutto viene precisato che la marca temporale potrà essere applicata all'intera scritturazione di paghe e presenze scadenti il 16 del mese successivo con riferimento al blocco completo della scrittura e non a ciascuna singola operazione. In ogni caso il datore di lavoro può apporre la marca su più blocchi dell'elaborato nelle ipotesi in cui, ad esempio, per problemi tecnici di grandezza del file si sia costretti a suddividere su più blocchi anche il Libro Unico del singolo mese di riferimento.
Supporto magnetico - Altro problema sul quale sono stati chiesti chiarimenti al Ministero riguarda le modalità di tenuta su supporto magnetico ed elaborazione automatica dei dati. Il Vademecum chiarisce che se si rispettano tutte le condizioni previste dall'art. 1, comma 1, lett. c), del D.M. 9 luglio 2008 le due operazioni possono essere effettuate da subito.
Dubbi sono stati avanzati anche in merito al soggetto che dovrà apporre la firma digitale. Secondo il Vademecum spetta al datore di lavoro o al consulente o all'associazione di categoria, secondo l'organizzazione interna del tenutario e sotto la sua diretta responsabilità. Resta ferma la possibilità per le società di software di procedere direttamente alla acquisizione di una firma digitale da cedere in uso ai propri clienti (aziende, professionisti o associazioni di categoria).
Registrazione - Secondo il Minlavoro l'esposizione delle presenze e dei dati retribuivi nei cedolini è da intendersi "libera", dato che l'indicazione del mantenimento di un ordine sequenziale è solo finalizzata a garantire l'unicità, quale documento, del Libro Unico aziendale, senza lasciare i c.d. "buchi" di numerazione. Inoltre in caso di rettifica o annullamento di uno o più cedolini, all'interno del periodo di riferimento (entro il 16 del mese successivo), sarà sufficiente procedere alla specifica annotazione con apposito indicatore sulla versione finale e corretta di ciascun cedolino che compone il Libro Unico.
Tenuta presso più professionisti - Nell'ottica di semplificazione promossa dalla riforma il Libro Unico può essere validamente tenuto anche da più di un soggetto a condizione che: a) ciascuno dei due o più soggetti sia autorizzato separatamente alla tenuta; b) il supporto di fornitura all'autorità di vigilanza sia per tutti i soggetti cartaceo o magnetico, indipendentemente dalle modalità organizzative e dal software utilizzati da ciascuno; c) il datore di lavoro provveda a comunicare a tutte le Direzioni provinciali del lavoro interessate, nei cui ambiti territoriali ha sede l'azienda, la tenuta separata del Libro Unico, con indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ciascuna sezione; d) la suddivisione rispetti strettamente una logica precisa (i casi previsti sono: per sedi o per categorie di lavoratori) identificata nella comunicazione di cui sopra; e) siano rispettate da ciascun soggetto le modalità e i contenuti di tenuta.
Amministratori e sindaci delle società - Sempre in ottica semplificatrice, gli amministratori e i sindaci vanno registrati sul Libro Unico del Lavoro soltanto con riferimento al mese in cui avviene la eventuale percezione di compensi o rimborsi spese ovvero la effettuazione di conguagli e sempreché non siano liberi professionisti. Se l'amministratore di una società è unico e non vi sono altri soggetti l'impresa non è tenuta ad istituire il Libro Unico.
Lavoratori somministrati e distaccati - I somministrati e i distaccati devono essere registrati sul Libro Unico all'inizio e alla fine dell'impiego presso l'utilizzatore o il distaccatario, ferma restando la possibilità di procedere alla registrazione degli stessi anche in tutti i mesi di impiego. Per tutta la durata della somministrazione o del distacco vanno comunque inseriti negli elenchi riepilogativi del personale in forza di cui all'art. 4 del DM 9 luglio 2008, e pertanto contano ai fini numerici per la realizzazione di quell'adempimento specifico. In ogni caso l'omessa registrazione non sarà oggetto di sanzione ai sensi dell'art. 39, comma 7, del decreto-legge n. 112/2008, non incidendo le omesse registrazioni sui profili retributivi, contributivi o fiscali, tuttavia l'ispettore del lavoro potrà ordinarne la annotazione prevista dalla Circolare n. 20/2008 mediante il legittimo esercizio del potere di disposizione (art. 14 del D.Lgs. n. 124/2004). Le registrazioni dei somministrati e dei distaccati nel Libro Unico (il cui obbligo decorre dal 18/08/2008, ma per obblighi di semplificazione dal periodo di paga di gennaio 2009), possono essere realizzate senza particolare obbligo di formato, e in particolare anche in forma di elenco, il cui elaborato sarà da ricomprendersi nella numerazione sequenziale del Libro Unico, purché l'elenco contenga per ciascun soggetto tutti i dati richiesti.
Rimborsi spese - Altra questione riguarda i rimborsi spese. Le annotazioni relative ai rimborsi spese devono essere effettuate sul Libro Unico anche se esenti fiscalmente e contributivamente.
L'annotazione può prevedere l'indicazione dei soli importi complessivi specificati, con il sistema del documento o riepilogativo piè di lista approntato a parte, esattamente come ora. La mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo.
Non vanno invece indicate sul Libro Unico del Lavoro le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell'azienda datrice di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all'azienda medesima.
Infine segnaliamo che ai fini della individuazione dei rimborsi spese da indicare sul Libro Unico non conta il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, bensì la qualità delle spese rimborsate. Vanno pertanto indicate le spese che vengono rimborsate al dipendente, sia forfetariamente che su base di elencazione analitica dei singoli titoli di spesa, escludendo invece le fatture o le spese già direttamente intestate all'azienda.