L’Agenzia delle entrate, con la risposta n. 403 del 9/10/2019, ha precisato che le note spese e i loro giustificativi, prodotti dai lavoratori in occasione di missioni o trasferte, possono essere dal datore di lavoro dematerializzati e successivamente distrutti solo se possiedono le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità richieste dall’art. 2 del DM 17/06/2014 e dall’art. 3 dei DPCM 13/11/2014 e 3/12/2013.

Ne discende che anche la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte (deducibilità in capo al datore di lavoro istante ex art. 95 del TUIR) è parimenti subordinata alla corretta formazione della nota spese in modalità informatica.

In merito alle modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, diversamente dalle fatture elettroniche per le quali l’art. 39 del DPR 633/1972 impone la conservazione elettronica, l’Agenzia delle entrate evidenzia che per gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti non sussiste analoga previsione.

Pertanto un datore di lavoro può scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico ovvero di materializzarla e conservarla su supporto analogico.

La sua distruzione però è consentita solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione ai sensi dell’art. 4 del DM 17/06/2014.