La Fondazione Studi del Consiglio Nazionale dei consulenti del lavoro, con il principio n.15 del 21/11/2008, ha fornito alcuni chiarimenti in merito alla corretta tenuta del libro unico del lavoro dopo le novità apportate dal DL 112/2008.
In sintesi i principali chiarimenti sono i seguenti:
- I datori di lavoro e i consulenti del lavoro (o gli altri professionisti ex lege 12/79) possono adottare numerazioni sequenziali distinte per gestire ad esempio l'azienda che ha più unità produttive. La singola numerazione invece caratterizzava i precedenti libri obbligatori.
- L'iscrizione del lavoratore somministrato o del distaccato presso l'azienda utilizzatrice si basa su un mero principio di collaborazione con gli organi di vigilanza, finalizzato ad evitare forme di impiego irregolare della manodopera, dato che non è un obbligo previsto dalla legge.
- L'obbligo di istituire il libro unico sorge anche quando il solo lavoratore da iscrivere è l'amministratore di società.
- L'iscrizione non deve avvenire nel mese di ingresso e di uscita dall'azienda, ma solo nel mese in cui viene erogato il compenso oppure effettuato il conguaglio.
- Per i rapporti di collaborazione coordinata e continuativa e di associazione in partecipazione non è prevista la compilazione della sezione delle presenze dal momento che essa è stata prevista solo per i lavoratori subordinati.
- I tirocinanti ed i borsisti non devono essere iscritti sul libro unico, salva la possibilità di poterli stampare per comodità.
- Il libro unico può essere composto contemporaneamente con più tracciati rappresentati dai diversi layout del cedolino.
- I rimborsi spese devono risultare dal libro unico anche se lo spirito del legislatore è quello di sanzionare unicamente le omesse e le infedeli registrazioni che direttamente comportano un disvalore ai fini retributivi, previdenziali e fiscali. Nessun disvalore si verifica in relazione ai rimborsi a piè di lista.
- L'istituzione del libro unico può avvenire entro il giorno 16 del mese successivo a quello in cui ricorre l'obbligo di registrazione.
- L'azienda può stampare nel libro unico le presenze integrali del mese precedente rispetto al mese di elaborazione.
- Tra gli elementi che possono essere oggetto di sfasature vi rientrano: lo straordinario, la malattia, la maternità, i permessi retribuiti e i ratei di retribuzione del mese in caso di nuova assunzione.
- Il datore di lavoro è tenuto ad esibire solo gli ultimi 5 anni di gestione precedenti l'accesso ispettivo.