Tra le norme per il contrasto all’evasione contenute nel disegno di legge di Bilancio 2025, ormai giunta alla fine del suo iter approvativo, sono presenti alcune disposizioni che prevedono, già dal 1° gennaio 2025, ai fini della deducibilità fiscale di alcune tipologie di spese, l’obbligo di utilizzo dei sistemi di pagamento tracciabili, previsti dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997 (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).In particolare, rimarrà limitata ai soli pagamenti effettuati con i suddetti sistemi tracciabili:

  • la deducibilità delle spese per vitto e alloggio sostenute o rimborsate analiticamente ai dipendenti, nonché quelle per viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea;
  • la deducibilità delle spese di rappresentanza;
  • per i lavoratori autonomi, la deducibilità delle spese per vitto e alloggio, nonché quelle di viaggio e trasporto (ad esempio taxi e noleggio con conducente) riaddebitate analiticamente ai committenti, ovvero la deducibilità delle medesime spese sostenute durante le trasferte dei dipendenti e rimborsate dai professionisti.

Quindi dal 1° gennaio 2025 gli strumenti di pagamento utilizzati per le spese, non solo da imprese e professionisti, ma anche dai loro dipendenti dovranno essere adattati alla nuova normativa, con una spinta consistente verso la digitalizzazione degli stessi.

Le spese sostenute con metodi non tracciabili, come i pagamenti in contante, non godranno più delle agevolazioni fiscali, e dovranno essere giustificate con adeguata documentazione per poter essere rimborsate. 

La misura avrà un impatto significativo, in quanto per continuare a dedurre le spese di trasferta coinvolte dalla nuova normativa, le aziende dovranno garantire che tutti i pagamenti siano effettuati tramite metodi tracciabili, come carte di credito, carte prepagate o app di pagamento, evitando così la possibilità di rimborsi non conformi.

Le aziende dovranno quindi rivedere le proprie policy relative alle trasferte e ai rimborsi spese, adeguandosi alle nuove regole sulla tracciabilità. Questo comporterà l’introduzione di nuove modalità di pagamento per i dipendenti in trasferta, l’obbligo di documentare ogni spesa effettuata e adeguare i controlli amministrativi.