L'INAIL, con la nota del 7/03/2003, ha fornito alcune precisazioni in merito alle condizioni e alle modalità di tenuta dei libri paga e matricola mediante l'utilizzo dei fogli mobili e supporti magnetici dopo le novità introdotte dal DM 30/10/2002 in vigore dal 1° novembre 2002 (in attuazione della L. 388/2000). Tenuta dei libri matricola tramite fogli mobili. - Le modalità previste per la vidimazione dei fogli paga dovranno essere adottate anche per i fogli matricola. - Non è più necessario richiedere la formale autorizzazione da parte delle strutture provinciali del Ministero del lavoro all'uso dei fogli mobili. - Il datore di lavoro è comunque tenuto ad osservare gli obblighi in materia di preventiva vidimazione (fatte salve le eccezioni previste per i soggetti che tengono i libri tramite supporti informatici o utilizzano la stampa laser) anche se utilizza i fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola e paga rilegati. Tenuta dei libri tramite strumenti informatici. - ogni singola registrazione effettuata nelle procedure di gestione dei libri ha valore di documento informatico con i conseguenti obblighi: individuazione del certificatore di riferimento del datore di lavoro, apposizione da parte dell'operatore della firma digitale e della marca temporale. - Sino a che l'INAIL non abbia acquisito le dotazioni tecniche per la verifica per cvia telematica, per tutti i soggetti che effettuano la tenuta dei libri mediante strumenti informatici rimangono in vigore le modalità vigenti che prevedono l'esonero dalle operazioni di vidimazione con l'onere di trasferire mensilmente e annualmente i dati su supporti cartacei conformi ai modelli riepilogativi in uso per l'assolvimento degli obblighi contributivi. Consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati: vidimazione e numerazione. - Viene abolito l'invio mensile del tabulato di riepilogo; - il tabulato in questione dovrà essere inviato con cadenza annuale, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di riferimento, - i consulenti e gli altri soggetti abilitati sono esentati dall'invio del riepilogo relativo all'anno 2002, dato che l'obbligo di comunicazione è stato assolto fino allo scorso mese di dicembre con l'invio delle comunicazioni mensili,. - I tabulati con il riepilogo dei dati relativi all'intero anno 2003 dovranno essere inviati entro il 31 marzo 2004. Stampa laser. - I datori di lavoro, i consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati che si avvalgono della stampa laser, per l'esenzione dalla preventiva vidimazione e numerazione dei soli fogli paga devono chiedere preventivamente all'INAIL l'autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa dei fogli mobili utilizzati il cui tracciato, una volta autorizzato dall'Istituto, sarà poi l'unico che potrà essere prodotto dalla stampante laser. - I fogli da utilizzare per la registrazione dei dati matricolari dovranno essere preventivamente vidimati a cura dell'INAIL con i sistemi tradizionali (bollatura manuale, con l'apposizione di timbri a secco o a inchiostro). - l'autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser dei fogli presenze continuerà ad essere concessa soltanto nei casi in cui l'azienda adotti sistemi di rilevazione a mezzo di tessere magnetiche (badge) o di cartellini orologio. - in tutti gli altri casi i soggetti autorizzati potranno comunque avvalersi della stampa laser dei fogli da utilizzare per la registrazione delle presenze, previa numerazione e vidimazione a cura dell'INAIL dei fogli stessi con i sistemi tradizionali (bollatura manuale, con l'apposizione di timbri a secco o a inchiostro). Dal 2003 i datori di lavoro, i consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati che si avvalgono della stampa laser: - sono esonerati dall'invio della comunicazione del riepilogo mensile, fermo restando l'obbligo di stampa del riepilogo medesimo che dovrà essere conservato in uno con i libri regolamentari al fine di consentire in ogni momento i previsti controlli da parte dei funzionari addetti alla vigilanza; - provvederanno ad inviare all'INAIL il riepilogo annuale entro il 31 marzo successivo all'anno di riferimento. Accentramento dell'elaborazione dei libri regolamentari Spetta alla Direzione Provinciale del Lavoro - Servizio Ispezioni del Lavoro rilasciare le autorizzazioni all'elaborazione accentrata delle paghe secondo le modalità già in vigore. L'unica modifica introdotta riguarda l'obbligo di indicare, all'atto dell'inoltro dell'istanza, il tipo di sistema di tenuta delle scritture regolamentari che sarà adottato. Collaboratori coordinati e continuativi Indipendentemente dal sistema di tenuta adottato e dall'adozione di libri unici o separati da quelli degli altri dipendenti, le registrazioni relative ai collaboratori coordinati e continuativi devono comunque contenere: - i dati anagrafici e fiscali del collaboratore; - le informazioni relative al contratto (data e compenso pattuito); - per quanto concerne il solo libro paga: il totale dei compensi erogati, gli oneri contributivi e fiscali addebitati al lavoratore, nonché le detrazioni fiscali di spettanza che sono state applicate. Nel caso di tenuta unificata dei libri di matricola e paga per tutti i lavoratori (subordinati e parasubordinati), a richiesta degli organi di vigilanza ispettiva dovrà essere possibile riepilogare, distintamente e in ordine cronologico, le assunzioni dei lavoratori subordinati e gli incarichi di collaborazione coordinata e continuativa.