Il Garante per la Privacy, nella newsletter del 21 aprile 2017, rispondendo ad una richiesta di verifica presentata da una compagnia che offre servizi idrici e assistenza, ha chiarito che, per i sistemi di geolocalizzazione delle flotte aziendali, è necessario l'accordo sindacale – come previsto dallo Statuto dei lavoratori – e deve essere garantita la riservatezza dei dipendenti. Nel corso dell'istruttoria l'Autorità ha riconosciuto il legittimo interesse della società a rilevare la posizione dei propri mezzi, ma solo nel pieno rispetto della privacy dai lavoratori. Visto che tale sistema potrebbe consentire il controllo a distanza dei lavoratori, anche dopo le modifiche introdotte dal cosiddetto Jobs Act, per poterlo attivare dovrà prima essere raggiunto un apposito accordo con le rappresentanze sindacali o, in sua assenza, si dovrà richiedere l'autorizzazione all'Ispettorato nazionale del lavoro. Dovranno essere attentamente definite le modalità di raccolta, di elaborazione e di conservazione dei dati di geolocalizzazione e degli altri dati personali, differenziando le tutele in base alla singola finalità perseguita. Ad esempio, se la società intende avvalersi del sistema di localizzazione per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, potrà conservare i dati necessari per cinque anni. I dati da utilizzare in caso di contestazione di violazione amministrativa con modalità non immediata, invece, potranno essere conservati al massimo per 90 giorni, ovvero il tempo previsto dalla normativa per notificare un eventuale verbale di contestazione. Al termine del periodo individuato, i dati personali raccolti dovranno essere automaticamente cancellati o anonimizzati. Deve essere, inoltre, escluso il monitoraggio dei tracciati percorsi, salvo il possibile trattamento dei relativi dati in forma aggregata o anonima per finalità statistiche e di programmazione del lavoro. Dovranno essere adottate anche precise misure di sicurezza e l'accesso ai dati trattati dovrà essere consentito al solo personale incaricato, definendo per i dati di geolocalizzazione appositi profili autorizzativi individuali per ogni singolo utente. La società potrà, comunque, avviare il trattamento delle informazioni sulla posizione geografica dei veicoli di lavoro solo dopo aver effettuato la notificazione al Garante e aver fornito un'informativa completa ai dipendenti.