Il Ministero del lavoro, con la circolare 16/12/2008 n.8831, in vista della scadenza del termine del 31 gennaio 2009 entro la quale i datori di lavoro che occupano almeno 15 dipendenti devono trasmettere ai servizi competenti regionali un prospetto informativo per via telematica sul numero di lavoratori occupati ai fini degli obblighi di assunzione dei soggetti disabili ex lege 68/99.
L'invio può essere effettuato direttamente dal datore di lavoro oppure tramite i soggetti abilitati (agenzie di somministrazione, consulenti del lavoro, avvocati e procuratori legali, ecc.) e se avviene con strumenti diversi da quello telematico costituisce un'omissione con la conseguente applicazione del regime sanzionatorio.
Il termine del 31 gennaio 2009 (l'invio dei prospetti può già avvenire dal 15 gennaio p.v.) deve intendersi perentorio con la conseguenza che se cade di sabato non può essere rinviato al giorno lavorativo immediatamente successivo.
L'intervento ministeriale si è reso necessario poiché non è ancora stato emanato il decreto interministeriale che dovrebbe fissare gli standard informativi e tecnologici per l'invio telematico delle informazioni così come previsto dal DL 112/2008, convertito nella L. 133/2008.
La circolare 8831/2008 ricorda che i datori di lavoro operanti nei settori del trasporto aereo, degli impianti a fune, dell'autotrasporto ed edile dovranno presentare il prospetto informativo omettendo dal computo (dei 15 dipendenti) il personale appartenente alle seguenti categorie: personale viaggiante e navigante, personale direttamente adibito alle aree operative di esercizio e regolarità dell'attività del trasporto, personale viaggiante e personale di cantiere e gli addetti al trasporto del settore edile.
I soggetti interessati devono effettuare l'invio telematico avvalendosi dei servizi informatici (c.d. nodi informatici) messi a disposizione dalle Regioni e dalle Province Autonome.
Se il servizio informativo è già attivo il datore di lavoro dovrà inviare il prospetto informativo seguendo gli standard in uso presso la Regione competente. Nel caso in cui il nodo informatico non sia ancora stato attivato, l'azienda dovrà utilizzare quello messo a disposizione dal Ministero del lavoro sul proprio sito internet.
In sede di prima applicazione, la comunicazione telematica deve essere effettuata a prescindere se siano intervenuti cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l'obbligo previsto dalla L. 68/99 o tali da incidere sul computo della quota di riserva.
Altra precisazione fornita dal Ministero riguarda i datori di lavoro operanti in più province. Nel caso in cui l'operatività riguardi più province della stessa regione il prospetto informativo deve essere inviato al servizio della Regione di appartenenza.
Se invece le unità produttive sono site in regioni diverse, il datore di lavoro deve inoltrare i prospetti informativi al Ministero del lavoro, secondo gli standard tecnici allegati alla circolare 8831/2008.
L'invio telematico può essere effettuato compilando i moduli on line mediante la soluzione applicativa messa a disposizione dalla Regione o dalle Province Autonome o dal Ministero del lavoro.
I servizi informatici dopo aver ricevuto la comunicazione rilasciano all'utente una ricevuta di avvenuta trasmissione indicante la data e l'ora di ricezione. Tale ricevuta fa fede per provare l'adempimento di legge.
Rimane confermato il regime sanzionatorio. Il ritardato invio del prospetto informativo viene punito con una sanzione amministrativa da 578,43 euro maggiorata di 28,02 euro per ogni giorno di ritardo.
Infine conclude la circolare 8831/2008 in questi casi trova applicazione la diffida con la possibilità per il datore di lavoro di pagare un quarto dell'importo edittale.