Secondo l’art. 1, c.1, lett. n) del DPCM 4/03/2020, è possibile applicare lo smart working, senza ricorrere all’accordo di cui alla Legge 81/2017, per tutta la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei Ministri del 31 gennaio 2020.

Secondo quest’ultima Deliberazione, lo stato di emergenza dovuto a coronavirus, ha una durata di 6 mesi decorrenti dal 31 gennaio 2020. Ne consegue che il termine ultimo per la durata degli smart working non può essere superiore al 31/07/2020 (ossia la scadenza dei 6 mesi).

Salva la deroga dell’accordo individuale, rimangono tutti gli altri adempimenti legati all’attivazione dello smart working individuati dalla Legge 81/2017.

In particolare l’art. 22 della Legge 81/2017 stabilisce che il datore di lavoro “consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un’informativa scritta nella quale sono riportati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro”.

Al fine di semplificare questo adempimento, vista la particolarità del periodo in corso, il DPCM 1/03/2020 prevede che quest’obbligo “possa essere assolto in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile dall’INAIL”.

Pertanto è ben possibile inviare per email detta informativa al lavoratore.

Invece l’accordo individuale può essere sostituito con una semplice lettera da consegnare ai lavoratori e da inoltrare al Ministero del lavoro con la procedura telematica.

Infatti come riportato anche sul sito cliclavoro.gov.it, al fine di attivare lo smart working, non è necessario che vengano stipulati gli accordi individuali previsti dal D.Lgs. 81/2017, ma l’azienda dovrà comunque effettuare la procedura telematica di comunicazione al Ministero del lavoro, sostituendo l’accordo individuale con un’autocertificazione che attesti che il rapporto di lavoro agile si riferisce ad un soggetto appartenente ad una delle aree a rischio.

Per l’invio non si deve utilizzare il consueto canale presente su cliclavoro ma quello specifico predisposto dal Ministero e disponibile a questo indirizzo https://servizi.lavoro.gov.it/ModalitaSemplificataComunicazioneSmartWorking/.

Nel campo “data di sottoscrizione dell’accordo” della procedura telematica va inserita la data di inizio dello smart working.

Nel caso in cui la trasmissione al Ministero del lavoro riguardi più lavoratori in smart working è possibile effettuare un invio massivo utilizzando le modalità diffuse da cliclavoro.gov.it. A tal proposito, secondo la Guida sulla modalità semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni nel periodo emergenziale epidemiologico da Covid-19, datata 6 marzo 2020, deve essere inviato un file excel con i dati del datore di lavoro, dei lavoratori, del rapporto di lavoro e dello smart working.

Le nuove modalità, sostituiscono quelle diffuse il 4 marzo che richiedevano la trasmissione anche di un’autocertificazione (file PDF/A) contenente l’elenco dei lavoratori coinvolti nello smart working.