Il Ministero del lavoro, con la circolare 08/05/2008 n.14, facendo seguito al DM 31/03/2008 che ha differito al 1° agosto 2008 l'entrata in vigore della nuova procedura telematica per le comunicazioni obbligatorie per gli armatori e le società di armamento, ha fornito le istruzioni operative fornendo contemporaneamente alcuni chiarimenti.
In sintesi le precisazioni possono essere così sintetizzate:
- Gli armatori e le società di armamento devono effettuare le comunicazioni di assunzione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro per via telematica tramite il sistema informatico UNIMARE.
- I soggetti abilitati ad effettuare le comunicazioni sono, oltre agli armatori e alle società di armamento che intendono operare direttamente: i consulenti del lavoro, gli avvocati e i procuratori legali, i dottori commercialisti, i ragionieri ed i periti commerciali, le associazioni di categoria degli armatori, le agenzie per il lavoro, gli Enti bilaterali del lavoro marittimo e i raccomandatari marittimi.
- La comunicazione deve avvenire utilizzando il modello denominato Unimare.
- Si ha proroga di un rapporto di lavoro a tempo determinato, per un dato viaggio o per più viaggi, quando tra la data della cessazione di un contratto e la stipula di quello successivo, alle dipendenze dello stesso armatore o società di armamento, intercorre un periodo non superiore a 60 giorni. Non costituisce proroga se il termine del contratto di arruolamento a tempo determinato, a viaggio o per più viaggi scade in corso di viaggio.
- Si ha trasformazione nei casi in cui il contratto a tempo determinato, ovvero il contratto per una dato viaggio o per più viaggi, viene convertito in un contratto a tempo indeterminato. Costituisce trasformazione anche il c.d. trasbordo sociale ossia quando in costanza di un rapporto di lavoro, il lavoratore viene imbarcato su un'altra nave dello stesso armatore.
- In merito alle modalità di trasmissione queste possono avvenire: compilando il modulo Unimare on line previa abilitazione dell'utente oppure inviando il file XML.
- La ricevuta che viene rilasciata dal sistema fa fede fino a prova contraria per documentare l'adempimento di legge.
- In caso di malfunzionamento del servizio informatico il soggetto abilitato può adempiere l'obbligo consegnando all'ufficio di collocamento della gente di mare, ove a luogo l'imbarco o lo sbarco del lavoratore, il contratto di arruolamento o il documento di sbarco. Resta fermo l'obbligo di effettuare la comunicazione anche per via telematica entro il primo giorno utile al ripristino dell'anomalia.
- E' possibile annullare la comunicazione effettuata per qualsiasi motivazione prima della scadenza del termine stabilito dalla legge oppure per il mancato verificarsi dell'evento oggetto della comunicazione.
- E' possibile effettuare la rettifica in caso di errata indicazione dei dati non essenziali. Se l'errore riguarda uno degli elementi essenziali della comunicazione, è possibile rinviare una comunicazione di rettifica provvedendo nel più breve tempo possibile e comunque entro i cinque giorni successivi.
- La comunicazione se viene annullata non può essere più oggetto di rettifica.