Al mondo d’oggi, le organizzazioni hanno il dovere di proteggere i lavoratori e garantire la continuità aziendale a fronte di eventi imprevisti/imprevedibili.

La preparazione alle eventuali emergenze, non è più quindi un obbligo e una formalità, ma diventa un imperativo strategico per salvaguardare la salute e la sicurezza  dell’ intera organizzazione ma anche per ridurre gli eventuali disagi e promuovere una nuova cultura di resilienza.

Ci sono dei passaggi chiave per iniziare a progettare un quadro di risposta alle emergenze e consentire a qualsiasi organizzazione di affrontare emergenze con maggiore sicurezza ed efficienza.

Cosa tratta: 

Primi passi (fondamentali): Valutazione del rischio emergenziale.

E’ importante iniziare a condurre una valutazione approfondita (da non confondere con il piano di emergenza) degli scenari e delle potenziali minacce specifiche per l’organizzazione, nel suo contesto (interno ed esterno). Dove potrebbe avvenire un’emergenza?  Occorre pensare ad esempio a : guasti tecnologici, violazioni della security, ma anche disastri naturali e emergenze sanitarie. Tutte le emergenze plausibili ed applicabili al nostro specifico contesto. Inutile pensare allo tsunami a Milano, ma ricordiamo che alcune organizzazioni multinazionali erano preparate alla pandemia ed hanno fornito DPI agli ospedali pubblici che ne erano privi. Qualcuno era preparato ad un evento pandemico di quel tipo. Spesso è importante coinvolgere esperti e sfruttare al massimo tutte le risorse per creare scenari completi e plausibili.

Progetto

La partecipazione delle principali parti interessate e dei team di risposta alle emergenze, dovrebbe mettere in condizione il tuo team di essere in grado di sviluppare un progetto dettagliato che deve comprendere quello che possiamo considerare ormai come il livello di  risposta base:

Scenari emergenziali definiti: Specificare i vari tipi di emergenza plausibili e pensare a protocolli specifici per ogni scenario.

Procedure di evacuazione: Stabilire percorsi di uscita plausibili, accessibili a tutti i presenti (tutti tutti, anche quelli con esigenze speciali) e punti di raccolta razionali e per tutto il personale. La progettazione è cambiata. Si cerca di prevedere cosa farebbero i colleghi, evitando di obbligarli a fare percorsi insensati.

Protocolli di comunicazione: L’attivazione dell’allarme, la sirena ed i canali di comunicazione interna sono spesso sottovalutati. Garantire comunicazione chiara e tempestiva, sembra banale, ma spesso è difficile. È fondamentale riuscire a comunicare: sempre e bene.

Ruoli e responsabilità definiti: assegnare compiti chiari al personale formato e incaricato, per cui le squadre AI, gli addetti all’evacuazione, i soccorritori e chi comunica.

Manutenzione attrezzature di emergenza: garantire accesso e disponibilità di tutte le varie attrezzature (estintori, kit di ps, illuminazione di emergenza, strumenti di comunicazione ecc). Garantire contratti di manutenzione e se possibile monitoraggi.

Formazione ed esercitazioni: la formazione può portare conoscenze ma in emergenza è più importante la parte più pratica. Fare e rifare e fare nuovamente. Esercitazioni condotte sui vari scenari di emergenza fanno familiarizzare i lavoratori più della formazione teorica e possono identificare potenziali difetti dei nostri piani. Quando richiediamo comportamenti certi a fronte di esigenze specifiche si addestra nella pratica. (ad es. i militari).

La cultura dell’emergenza.

Al di là di liste di controllo, progetti e protocolli vari, la nuova considerazione dell’ emergenza come episodio della normale attività lavorativa e non come evento raro e indefinibile, crea un clima di fiducia e favorisce risposte corrette all’ imprevisto. Le strategie per implementare la cultura dell’ emergenza passano almeno per questi pochi ma fondamentali punti :

Comunicazione e partecipazione: tutti i lavoratori devono essere incoraggiati a segnalare near miss, problematiche di sicurezza, ed a partecipare allo sviluppo e al perfezionamento del piano. Utilizzare più canali di comunicazione, non ultimi i social, per garantire che tutti i lavoratori ricevano le informazioni essenziali in modo chiaro, anche durante una crisi.

Formazione e addestramento: competenze vitali come il primo soccorso, la RCP o l’uso di un estintore, servono sul lavoro, in viaggio o a casa. Formare in modo mirato ai rischi presenti, preparare alle catastrofi ipotizzabili nel nostro contesto, riesce a far crescere le persone dal punto di vista professionale, ma anche umano.

Manutenzione: tutte le attrezzature di emergenze sono sempre un po' orfane. Non si usano mai, non appartengono a nessuno, ecc. Ispezionare regolarmente tutte le attrezzature di emergenza, così come le vie di fuga,  assicura che tutto funzioni al meglio quando e se servirà, è una delle parti più importanti dei tuoi piani di risposta.

E poi? Migliorare.

Tendiamo a dimenticare che i documenti di sicurezza, devono vivere, evolversi, essere vissuti e rivisti nel tempo. E’ necessario rivedere tutti i documenti, ma in particolare quelli di emergenza quando impariamo qualcosa dalle esercitazioni, oppure quando ci sono cambiamenti nelle mansioni e nei luoghi di lavoro, ma anche su nuovi rischi emergenti.

Un infortunio ma anche un evento emergenziale (ad es. una piccola scossa di terremoto) deve sempre far scaturire il dubbio : ha funzionato tutto correttamente? Di conseguenza se non è andato tutto secondo piani, i documenti devono subire modifiche.

Se diamo priorità alla preparazione ed alla cultura dell’ emergenza, le organizzazioni possono dimostrare concretamente il proprio impegno in materia di sicurezza, fornendo anche resilienza operativa se e quando servirà. E’ importante ricordare che il costo della preparazione alle emergenze è una piccola percentuale delle conseguenze umane ed economiche che occorre affrontare per una risposta non adeguata ad un’emergenza.

Preparare l’emergenza diventa quindi una priorità strategica, dove investire in sicurezza oggi, significa salvaguardare il futuro dell’ organizzazione domani.