L’INPS, con la circolare 9/05/2016 n.76, in attesa della piena operatività dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, riepiloga le modalità operative con le quali devono avvenire gli accertamenti ispettivi, precisando che le ispezioni devono essere condotte in coppia al fine di garantire maggiormente sia il soggetto sottoposto a verifica sia gli stessi accertatori.

Nelle realtà aziendali particolarmente grandi il primo accesso ispettivo potrà essere espletato anche da un più ampio numero di funzionari ispettivi, tale da garantire la necessaria tempestività nell’identificazione dei lavoratori presenti, ovviando al possibile allontanamento di quest’ultimi dal luogo di lavoro.

Resta ferma la possibilità di valutare il coinvolgimento della forza pubblica per la realizzazione dell’accertamento e per la tutela della sicurezza personale degli ispettori.

Questi ultimi possono accedere ai locali delle aziende, agli stabilimenti, ai laboratori, ai cantieri e a qualsiasi altro luogo di lavoro come negozi, esercizi pubblici, studi professionali e ai locali nei quali viene svolta un’attività lavorativa assoggettabile alle norme di legge sull’assicurazione sociale (art. 3, comma 1, lett. a, D. L. n. 463/1983, convertito, con modificazioni, dalla L. n. 638/1983).

L’accesso va condotto secondo i principi di collaborazione e rispetto che devono caratterizzare i rapporti tra personale ispettivo e soggetto ispezionato, in modo tale da recare la minore turbativa possibile allo svolgimento dell’attività lavorativa in corso.

All’atto dell’accesso, il personale ispettivo ha l’obbligo di qualificarsi oltre che nei confronti del datore di lavoro o di chi ne fa le veci, anche nei confronti del personale presente sul luogo di lavoro e di ogni altro soggetto di cui all’art. 3, comma 1, lett. b, del citato D. L. n. 463/1983, con cui occorra interloquire ai fini dell’accertamento.

Nell’eventualità in cui nell’immediatezza dell’accesso non risulti presente il datore di lavoro o un suo rappresentante, resta ferma comunque l'opportunità che lo stesso venga informato dell’accertamento in corso non appena possibile.

Qualora il soggetto ispezionato si avvalga di consulenza esterna, gli ispettori devono verificare che il professionista sia in possesso di abilitazione ai sensi dell’art. 1 di cui alla Legge n. 12/1979, annotando nel verbale di primo accesso gli estremi della prevista iscrizione. Per i professionisti diversi dai consulenti del lavoro, il personale ispettivo è tenuto a verificare, in particolare, che sia stata effettuata la comunicazione dell’esercizio dell’attività svolta alla competente Direzione Territoriale del Lavoro.

Ai funzionari ispettivi compete un complesso di poteri autoritativi che comprende, oltre al potere di ispezione e di accesso, quello di accertamento consistente nell’attività di osservazione, di ricerca di notizie e prove per verificare l’esistenza dei presupposti del rapporto assicurativo, dell’obbligazione contributiva e delle prestazioni, garantendo la corretta applicazione delle norme che regolamentano la materia.

L’esercizio del potere di accertamento consente di raccogliere ed acquisire elementi oggettivi e probanti, utili alla contestazione delle violazioni contributive, attraverso l’emanazione di un provvedimento atto a produrre effetti costitutivi, modificativi ed estintivi di situazioni giuridiche.

Poiché il verbale fa fede dell’avvenuta acquisizione delle dichiarazioni, ma non della veridicità intrinseca delle stesse, è necessario che le dichiarazioni acquisite in sede ispettiva siano riscontrate con elementi oggettivi risultanti dalla documentazione esaminata o comunque da altre dichiarazioni rese da lavoratori o da terzi, al fine ultimo di non vanificarne l’efficacia probatoria in sede di eventuale contenzioso amministrativo e/o giudiziario circa le risultanze stesse dell’accertamento.

Invero le sole dichiarazioni del lavoratore al quale si riferiscono gli esiti dell’accertamento non costituiscono prova per sé sola, ma elemento indiziario, liberamente valutabile dall’autorità amministrativa e/o giudiziaria chiamata a decidere in sede di contenzioso.

Il personale ispettivo può valutare l’opportunità di acquisire, previo consenso, le dichiarazioni dei lavoratori al di fuori del posto di lavoro, affinché le stesse siano esenti da condizionamenti di sorta.

Durante l’acquisizione delle dichiarazioni non è ammessa la presenza del datore di lavoro o di altra persona che comunque lo rappresenti (responsabile del personale, consulente, etc.).

Inoltre, se ritenuto utile ai fini dell’accertamento, possono essere acquisite anche le dichiarazioni di coloro che in passato abbiano prestato attività lavorativa presso il medesimo datore di lavoro.

Il personale ispettivo deve acquisire e conservare agli atti solo la documentazione necessaria a comprovare la pretesa contributiva e gli eventuali illeciti amministrativi.

Una volta concluse le attività di verifica espletate nel corso del primo accesso, il personale ispettivo deve predisporre e rilasciare, ai sensi del citato art. 13, comma 1, apposito verbale di primo accesso al datore di lavoro o a chi ne fa le veci o, in loro assenza, ai soggetti aventi titolo a riceverlo a norma del codice di procedura civile (artt. 137 e ss.), ivi compreso il professionista delegato.

Con il verbale conclusivo dell’accertamento ispettivo si procede alla constatazione e alla notificazione di tutti gli illeciti riscontrati dagli organi di vigilanza.

Per una corretta qualificazione dei rapporti di lavoro accertati, sarà opportuno acquisire agli atti anche ogni documentazione aziendale che possa essere utile a comprovare le effettive modalità di svolgimento della prestazione lavorativa.

La notifica del verbale, in quanto inerente agli adempimenti conclusivi del procedimento ispettivo, è essenziale per assicurare la certezza delle situazioni giuridiche accertate nel medesimo provvedimento. Il suo perfezionamento richiede pertanto cura delle forme e dei termini previsti dalla legge.

Riguardo alle modalità di notifica, si rileva l’importanza di procedere alla notifica a mani del destinatario del verbale, metodo che garantisce la certezza e la determinatezza dell’adempimento.

Laddove ciò non sia possibile, nelle more della definizione delle modalità tecniche di notifica del verbale a mezzo Posta Elettronica Certificata, occorrerà procedere con la consueta modalità di notifica per posta.

Riguardo ai termini di notifica, si rileva che il termine di 90 giorni di cui all’art. 14 della Legge n. 689/1981, decorre dal momento in cui si è concluso l’accertamento.

Infine con riferimento alle fasi successive alla conclusione dell’accertamento, si rammenta che, in generale, la competenza dell’ispettore cessa con la notifica a mani o a mezzo raccomandata del verbale contenente l’addebito contributivo.